Le indennità di trasferta
Come funziona la trasferta per i dipendenti, gli amministratori ed i collaboratori continuativi.
Lavoratori, amministratori e collaboratori continuativi, possono essere inviati in trasferta per motivi di lavoro.
Qualora la trasferta avvenga fuori del territorio comunale dove ha sede l’azienda o dove è stato definito il luogo di lavoro, l’indennità di trasferta e gli eventuali rimborsi spese godono di un trattamento fiscale e contributivo particolare.
L’indennità di trasferta è definita nel suo ammontare, dal contratto collettivo o dall’accordo individuale (se più conveniente al lavoratore) e può essere contestuale o alternativa ai rimborsi spese.
La normativa fiscale che si occupa della trasferta (art. 51 del D.P.R. n. 917/1986) – evidenzia tre possibili tipologie alternative tra loro:
– il rimborso forfettario
– il rimborso misto
– il rimborso analitico
1) Rimborso forfettario in misura fissa
E’ un importo fisso riconosciuto al dipendente/amministratore/collaboratore, per ogni giornata di lavoro il cui importo può essere stabilito dal contratto collettivo applicato dall’azienda, oppure dall’accordo individuale (se più conveniente al lavoratore).
Esso è:
– esente fino a € 46,48 giornaliere, per trasferte effettuate all’interno del territorio nazionale;
– esente fino a € 77,46 giornaliere, per le trasferte all’estero.
Gli importi giornalieri eccedenti tali limiti sono interamente soggetti ad imposizione fiscale e contributiva.
I rimborsi per le spese di viaggio e trasporto (giustificati da idonea documentazione), in aggiunta all’indennità di trasferta sono totalmente esenti e non inficiano i limiti come sopra descritti.
2) Rimborso misto
Premessa importante: come per il rimborso forfettario, i rimborsi per le spese di viaggio e trasporto (giustificati da idonea documentazione), sono sempre totalmente esenti e non inficiano in alcun modo i limiti di esenzione stabiliti dalla normativa fiscale.
Al dipendente/amministratore/collaboratore, può essere corrisposta congiuntamente alla cifra fissa indicata nel paragrafo precedente, anche il rimborso analitico delle spese per vitto e l’alloggio, oppure può essere fornito l’alloggio o il vitto gratuitamente (condizioni stabilite frequentemente con accordi fornitore e committente).
In questo caso, la normativa fiscale stabilisce che:
– in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero alloggio fornito gratuitamente, i limiti di esenzione giornaliera ( 46,48 in Italia e 77,46 all’estero) sono ridotti di un terzo;
– in caso di rimborso delle spese di vitto, ovvero vitto fornito gratuitamente, i limiti di esenzione giornaliera ( 46,48 in Italia e 77,46 all’estero) sono ridotti di un terzo;
– il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso contestuale (o fornitura gratuita) delle spese di alloggio e di vitto.
Ne consegue che si possono distinguere diverse ipotesi di esenzione:
– Esenzione fino al limite di 30,98 euro giornalieri (riduzione di un terzo), elevato a € 51,64 per le trasferte estero, nel caso di riconoscimento al dipendente dell’indennità di trasferta contestuale al rimborso spese per il vitto oppure per l’alloggio;
– Esenzione fino al limite di 15,49 euro giornalieri (riduzione di due terzi), elevato a € 25,82 per le trasferte estero, nel caso di riconoscimento al dipendente dell’indennità di trasferta contestuale al rimborso spese sia per il vitto che per l’alloggio.
3) Rimborso analitico delle spese sostenute
Il rimborso analitico prevede, sulla base di un’esposizione analitica e dettagliata, il rimborso totale delle spese sostenute dal dipendente/amministratore/collaboratore nello svolgimento della propria prestazione lavorativa in trasferta fuori dal territorio comunale.
La normativa stabilisce che “in caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale, non concorrono a formare il reddito, i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto”, compresa l’indennità chilometrica ed il rimborso delle spese di trasporto in generale, che come visto sopra sono sempre esenti.
Ai fini fiscali, per la prova delle spese sostenute, il dipendente/amministratore/collaboratore deve presentare al datore di lavoro una nota spese riepilogativa (vedi apposito allegato), accompagnata da:
-biglietti/documenti di trasporto;
-scontrini fiscali che contengano la specificazione degli elementi attinenti la natura, la qualità e la quantità dell’operazione, meglio se con l’indicazione del numero di codice fiscale dell’acquirente;
-ricevute fiscali con i dati identificativi del cliente;
4) Altre spese non documentabili
Eventuali “altre spese”, diverse da quelle sostenute per vitto, alloggio e trasporto non documentabili ( telefoniche, spese di parcheggio, mance, etc), non concorrono a formare il reddito del dipendente fino all’importo massimo giornaliero di € 15,49 (trasferte in Italia) e € 25,82 (trasferte all’estero).
E’ importante sottolineare che questo limite di esenzione NON SI APPLICA in presenza dei:
- rimborsi FORFETTARI (punto 1)
- rimborsi MISTI (punto 2)
Pertanto può essere ESENTE SOLO SE erogata in presenza di un rimborso analitico di cui al punto 3.
Indennità e rimborsi spese per trasferte nel territorio comunale
Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito” e rientrano nelle basi imponibili ai fini previdenziali e fiscali.
Il trattamento fiscale dei redditi dei trasfertisti
Per i lavoratori che per contratto sono tenuti allo svolgimento della propria attività lavorativa in luoghi sempre variabili è applicabile una specifica disciplina, diversa dalla trasferta.
In questo caso non c’è il momentaneo cambiamento della sede di lavoro, ma una prestazione che viene sempre svolta al di fuori della sede aziendale.
Per tale ragione la normativa fiscale stabilisce un regime particolare: concorrono alla formazione del reddito solo il 50% delle indennità e delle maggiorazioni di retribuzione erogate anche se corrisposte con carattere di continui-
tà”.
Si tratta di indennità e maggiorazioni suppletive alla retribuzione normalmente stabilita per livello di competenza da concordare con il lavoratore, se non previste dal contratto collettivo.
Nel silenzio della legge si presuppone che eventuali rimborsi a piè di lista per vitto e alloggio siano da assoggettare interamente a prelievo fiscale e retributivo, mentre i rimborsi spese per trasporto siano esenti.
Al fine di individuare la figura del lavoratore trasfertista, assumono rilievo i seguenti elementi che devono sussistere contestualmente:
– la mancata indicazione nel contratto e/o lettera di assunzione della sede di lavoro, intendendosi per tale il luogo di svolgimento dell’attività lavorativa e non quello di assunzione (quest’ultimo, infatti, può non coincidere con quello di svolgimento del lavoro);
–lo svolgimento di una attività lavorativa che richiede la continua mobilità del dipendente (ossia lo spostamento costituisce contenuto ordinario della prestazione di lavoro);
–la corresponsione al dipendente, in relazione allo svolgimento dell’attività lavorativa in luoghi sempre variabili e diversi, di una indennità o maggiorazione di retribuzione in misura fissa, cioè non strettamente legata alla trasferta, poiché attribuita senza distinguere se il dipendente si è effettivamente recato in trasferta e il luogo dove si è svolta la trasferta.
Gli autotrasportatori non devono essere considerati trasfertisti.